मीटिंग मॅनेजमेंट प्रॅक्टिस उत्पादकता सुधारण्यात मदत करतात
सामग्री
- मीटिंग मॅनेजमेंट की - स्टँड पीएटी
- आपली सभा वेळेवर सुरू करा
- विषयावर बैठक ठेवा
- मीटिंग नोट्स / मिनिटे ठेवा आणि वितरित करा
- तळ ओळ
आम्ही आमची बरीच कामे आयुष्यातल्या सभांमध्ये घालवतो. बर्‍याच घटनांमध्ये, मीटिंगच्या कमकुवत व्यवस्थापन पद्धतींमुळे सहभागीच्या वेळेचा अनुत्पादक वापर होतो. संबंधित लेखात आम्ही पाच सामान्य संमेलनांचे उत्पादनक्षम कार्यक्रमात रूपांतर करण्यासंदर्भात मार्गदर्शन करतो. उपयोगिता, उत्पादकता आणि संमेलनांचा प्रभाव यांना बळकटी देण्यासाठी अतिरिक्त कल्पना येथे आहेत.
मीटिंग मॅनेजमेंट की - स्टँड पीएटी
काही व्यवस्थापक पी.ए.टी. वापरतात. संमेलनांकडे जाणे आवश्यक आहे पीurpose, एक एजेंडा, आणि ए टआयमेफ्रेम सत्राच्या अगोदर या गंभीर बाबींसह सहभागींना सशक्त बनविणे हे सुनिश्चित करते की लोक बैठकीच्या एकूण हेतूस भाग घेण्यास आणि समर्थन देण्यासाठी तयार आहेत. स्पष्ट पी.ए.टी. बाह्यरेखा उत्पादक सत्र सुनिश्चित करण्यात मदत करते.
आपण जास्तीत जास्त 1 किंवा 2 वाक्यांमध्ये संमेलनाचे उद्दीष्ट परिभाषित करण्यास सक्षम असावे. "ही बैठक नवीन विपणन मोहिमेची योजना आखणार आहे" किंवा "ही बैठक परतावा हाताळण्यासाठी शिपिंगच्या नवीन धोरणाचा आढावा घेणार आहे." हा हेतू प्रत्येकास माहित आहे की ते तिथे का आहेत, काय केले पाहिजे आणि प्रगतीचे मार्गदर्शन कसे करावे आणि एखाद्या निष्कर्षापर्यंत कसे चालले पाहिजे हे सुनिश्चित करण्यात मदत करते.
अजेंडा सेट करा. आपण पुनरावलोकन / चर्चा / तपासणी करणार असलेल्या आयटमची यादी करा. आम्ही प्रत्येक अजेंडा आयटमसाठी एक वेळ मर्यादा नियुक्त करू इच्छितो (खाली पहा) आणि चर्चेचे नियमन करण्यास जबाबदार असलेल्या व्यक्तीची ओळख करुन द्या. एक टाइमफ्रेम सेट करा; अगदी प्रारंभ आणि समाप्तीची वेळ अगदी सेट करा. आम्ही अजेंड्यावर प्रत्येक आयटमसाठी कालावधी निश्चित करण्याची शिफारस करतो. हे एकूणच बैठकीच्या कालावधीसाठी असावे.
आपली सभा वेळेवर सुरू करा
आपण अशा संस्कृतींपैकी एखाद्यास काम केले आहे जेथे लोक नियोजित प्रारंभ वेळेनंतर पाच किंवा दहा मिनिटांपर्यंत सभांना भेट देतात, ही वेळ नवीन ट्रेंड सुरू करण्याची आहे. एक फर्म त्याच्या व्यवस्थापकांना निर्धारित प्रारंभ वेळेत दरवाजा बंद करण्यास प्रोत्साहित करते आणि ज्यांना उशीर झाला आहे त्यांनी उपस्थित राहण्याचे स्वागत केले नाही. आपण कार्य करण्याची काळजी घेण्यापेक्षा हे अधिक काटेकोर असू शकते, परंतु आपल्याकडे बैठक ऑर्डरवर आणण्याबद्दल, हेतूचे पुनरावलोकन करणे आणि अपेक्षांची पुष्टी करणे आणि वेळ निश्चित करणे आवश्यक नाही.
स्ट्रॅग्लर्स दर्शविण्यासाठी थांबू नका. जेव्हा एखादी व्यक्ती उशीरा पोहोचते तेव्हा परत जाऊ नका आणि आधीपासून काय झाकले गेले आहे त्याचे पुनरावलोकन करा. आपल्या संमेलनाचे विषय सुरू ठेवा. हे अडचणीत येणा for्या व्यक्तीसाठी अस्ताव्यस्त ठरेल आणि पुढच्या बैठकीत वेळेवर येणा him्या त्याच्या / त्यातील मतभेद सुधारतील.
जर मीटिंग आयोजक / प्रायोजक वेळेवर दर्शविले नाहीत तर मीटिंग रद्द करण्याचा विचार करा आणि पुन्हा कामावर जा. पाच ते सात मिनिटांची प्रतीक्षा कालावधी वाजवी आहे. शक्यता अशी आहे की, मीटिंग ऑर्गनायजर एका अनपेक्षित अडचणीत सापडला आणि आपण त्याचा / तिची वाट पाहत असलेला वेळ वाया घालवू नका.
विषयावर बैठक ठेवा
सभेत प्रत्येकाला ट्रॅकवर ठेवण्याची भूमिका एखाद्याला देणे ही एक चांगली पद्धत आहे. बर्‍याचदा, चर्चा सुरु होतात आणि नंतर मते, कल्पना, तथ्य आणि भावनांच्या वावटळीकडे दुर्लक्ष करतात. त्याऐवजी, भूमिकेची नेमणूक करा आणि उपस्थितांना प्रत्येकास कळवा की ही व्यक्ती जेव्हा आणि जेव्हा चर्चेचा अजेंडा आणि विशिष्ट चर्चेचा विषय हटविते तेव्हा संवाद साधेल. काही कंपन्यांमध्ये या भूमिकेचा संदर्भ इतरांना "ट्रॅफिक कोप" म्हणून दिला जातो, "विषय ठेवणारा." लेबलची पर्वा न करता, ही भूमिका आपल्या संमेलनांची प्रभावीता आणि उत्पादकता वाढविण्यात अत्यंत उपयुक्त आहे.
अतिरिक्त विषय उद्भवल्यास जे अजेंडा नसलेले परंतु चर्चा करणे महत्वाचे आहे, त्या स्पष्टपणे पकडल्या पाहिजेत आणि भविष्यात होणा consideration्या विचाराधीन आणि चर्चेसाठी किंवा एखाद्या वेगळ्या बैठकीसाठी "पार्किंगमध्ये" ठेवल्या पाहिजेत. मीटिंगच्या मालकास बैठकीच्या एकूण उद्देशास पाठिंबा दिल्यास किरकोळ विवादास्पद चर्चेस परवानगी देण्याचा अधिकार आहे.
मीटिंग नोट्स / मिनिटे ठेवा आणि वितरित करा
मीटिंग आयोजक व्यतिरिक्त कोणीतरी संमेलनाचे काही मिनिटे ठेवावेत. मिनिटांच्या चांगल्या रेकॉर्डिंगमध्ये हे समाविष्ट असेलः
- संमेलनाची वेळ, तारीख, स्थान
- हेतू वर्णन
- अजेंडाची प्रत
- उपस्थितांची यादी आणि ज्यांना हजर राहिले नाही त्यांची यादी
- निष्कर्ष, कृती आयटम, जबाबदा and्या आणि पूर्ण होण्याच्या तारखांची तपशीलवार सारांश यादी. बरेच नोटेटर्स निष्कर्ष आणि कृती सूचीबद्ध करण्यासाठी मार्गदर्शक म्हणून अजेंडा वापरतात.
- खरोखर आवश्यक असल्यास पाठपुरावा बैठक नियोजित.
तद्वतच, बैठकीच्या नोट्स मीटिंगच्या समाप्तीनंतर शक्य तितक्या लवकर वितरित करा आणि एका व्यवसायाच्या दिवसाच्या आत. मिनिटे आणि नोट्स सहभागींसाठी एक महत्त्वपूर्ण स्मरणपत्र म्हणून, तसेच इतर भागधारकांसाठी किंवा संमेलनात चुकलेल्यांसाठी माहिती स्रोत म्हणून काम करतात. लोक आणि त्यांच्या कार्यसंघांना वचनबद्ध पाठपुरावा क्रियेची आठवण करून देण्यासाठी मिनिटे हे एक चांगले साधन आहे.
तळ ओळ
हे शक्य आहे की मीटिंगचा सकारात्मक परिणाम होईल आणि प्रकल्प आणि लोक पुढे येण्यास मदत होईल, त्या गोष्टीवर विश्वास ठेवू नका. आपल्या बैठक व्यवस्थापन तंत्रांचे काही परिश्रम आणि जाणीवपूर्वक मजबुतीकरण केल्याने आपला चांगला परिणाम मिळविण्याची शक्यता सुधारेल.
