काय नियोक्ते कार्मिक रेकॉर्ड मध्ये ठेवू नये
सामग्री
- कर्मचारी कर्मचारी फाईलच्या अनुषंगाने मार्गदर्शक तत्त्वे
- कर्मचार्‍यांच्या नोंदींमधील माहिती वास्तविक असू शकते.
- कार्मिक रेकॉर्ड विचारपूर्वक त्यांच्या योग्य फाईल स्थानांवर नियुक्त केल्या पाहिजेत.
- पर्यवेक्षक, व्यवस्थापक आणि इतर कर्मचारी जे कर्मचार्‍यांच्या नोंदींमध्ये कागदपत्रे ठेवतात त्यांना प्रशिक्षण आवश्यक आहे.
- आपण कर्मचार्‍यांच्या नोंदीत ठेवत असलेली माहिती संतुलित करा.
- पर्यवेक्षकाच्या अहवाल देणार्‍या कर्मचार्‍यांविषयीच्या वैयक्तिक नोट्स आणि कंपनीच्या कंपनीच्या कर्मचार्‍यांच्या नोंदी यांच्यातील फरक ओळखून घ्या.
- भाड्याने घेतलेली कागदपत्रे आणि मुलाखत नोट्स थोडीशी भांडणे सादर करतात.
- रोजगाराच्या निर्णयाबद्दल वास्तविक कागदपत्रे.
- दस्तऐवजीकरणाची विशिष्ट उदाहरणे जी कार्मिक रेकॉर्डमध्ये असू नयेत
नियोक्ते आपल्या सामान्य कर्मचारी रेकॉर्डमध्ये कधीही विशिष्ट वस्तू ठेवू नयेत. आपल्या कर्मचारी कर्मचार्‍यांच्या फायली आणि रेकॉर्डमधील सामग्री सामान्यत: काही कंपन्यांमध्ये मानवी संसाधन कर्मचारी, कर्मचारी आणि कर्मचार्‍याचे व्यवस्थापक किंवा पर्यवेक्षक यांच्यापर्यंत प्रवेशयोग्य असतात.
इतरांमध्ये, मानव संसाधन कर्मचार्यांपर्यंत प्रवेश मर्यादित आहे आणि कर्मचारी त्यांच्या रेकॉर्डमध्ये प्रवेश करण्याची विनंती करू शकतात. वकील खटल्यांसाठी कर्मचार्‍यांच्या नोंदीची सामग्री आणि समान रोजगार संधी आयोग (ईईओसी) च्या तक्रारी देखील सादर करू शकतात. एक माजी कर्मचारी त्याच्या किंवा तिच्या कर्मचार्‍यांच्या नोंदीच्या प्रतची विनंती करू शकतो.
सर्वोत्तम सराव कर्मचार्‍यांना केवळ मानवी संसाधन कर्मचार्‍यांद्वारेच प्रवेश करण्यायोग्य बनवते. आपण स्टोअर एरियामध्ये कर्मचार्‍यांच्या फायली लॉक आणि की अंतर्गत ठेवल्या पाहिजेत ज्यामुळे त्या इतर कर्मचार्‍यांना प्रवेश न करता येतील.
या सर्व संभाव्य वापरासह आणि आपल्या कर्मचारी कर्मचार्‍यांच्या नोंदीच्या संभाव्य दर्शकांसह, नियोक्ताने आपल्या कर्मचार्‍यांच्या रेकॉर्डमध्ये एखाद्या कर्मचार्‍याच्या रोजगाराच्या इतिहासाचे निःपक्षपाती, तथ्यात्मक दस्तऐवजीकरण ठेवण्याची काळजी घेतली पाहिजे.
परिणामी, आपल्यास आपल्या संस्थेच्या कर्मचार्‍यांच्या नोंदींमध्ये असलेल्या कागदपत्रांवर आपण ही सामान्य मार्गदर्शक तत्त्वे लागू करू इच्छित असाल.
कर्मचारी कर्मचारी फाईलच्या अनुषंगाने मार्गदर्शक तत्त्वे
कर्मचार्‍यांच्या नोंदींमधील माहिती वास्तविक असू शकते.
पर्यवेक्षक किंवा मानव संसाधन कर्मचार्यांची मते; यादृच्छिक नोट्स गपशप निराधार अफवा; इतर कर्मचार्‍यांकडून प्रश्न, अहवाल किंवा छोट्या छोट्या आरोपांचे अन्वेषण नसलेले; आरोपांचा पाठपुरावा, तपास आणि निष्कर्ष नाही; आणि कोणतीही इतर तथ्य नसलेली माहिती, भाष्य किंवा नोट्स कर्मचार्‍याच्या कर्मचार्‍यांच्या फाईलमधून वगळल्या पाहिजेत.
एचआर व्यवस्थापकाने कर्मचार्‍यांच्या रेकॉर्डमध्ये दाखल केलेले अपमानकारक भाष्य करण्याचे सर्वात वाईट उदाहरणांपैकी एक म्हणजे भाड्याने घेतलेल्या व्यवस्थापकाच्या मुलाखतीच्या नोटांचा त्यात समावेश आहे. एकाने सांगितले: “आवश्यकतेनुसार पायairs्या चढून उतरुन जाण्याची शक्यता फारच चरबी.” कर्मचारी, एक वकील आणि भविष्यातील कर्मचारी आणि पर्यवेक्षक अशा टिप्पण्या वाचत असल्याची कल्पना करा.
दुसर्‍या कंपनीत मॅनेजरला असुरक्षित नोट्स सापडल्या ज्या मॅनेजर आणि इतरांनी कर्मचार्‍यांच्या फाईल्समध्ये ठेवल्या आहेत, "मेरीला रागावलेला नाही म्हणून तिला राग आला. तिने आपल्या मॅनेजरकडे जाण्यासाठी हेतूपुरस्सर काम कमी केले." समस्या पहा?
कार्मिक रेकॉर्ड विचारपूर्वक त्यांच्या योग्य फाईल स्थानांवर नियुक्त केल्या पाहिजेत.
राज्य आणि फेडरल कायद्यांवर आधारित, आरोग्य विमा पोर्टेबिलिटी आणि उत्तरदायित्व कायदा १ 1996 1996 H (एचआयपीएए) आणि रोजगार नियोक्ते यासारख्या रोजगार कायद्यांवर आधारित आपल्या कंपनीच्या कर्मचार्‍यांच्या रेकॉर्डसाठी एक प्रोटोकॉल ठरवा.
मग, प्रोटोकॉलसह रहा. आपण वैद्यकीय फाईलमध्ये असता तेव्हा कर्मचार्‍यांच्या फाईलमध्ये अडकलेल्या यादृच्छिक डॉक्टरांचे निमित्त शोधू इच्छित नाही. किंवा आपण पगाराच्या फाईलमध्ये कर्मचार्‍याच्या पदोन्नतीसाठी तर्क आणि औचित्य इच्छित नाही.
आपणास भाड्याने घेतलेल्या निर्णयाच्या नोंदी देखील नको आहेत ज्यात पार्श्वभूमी तपासणीचा समावेश आहे किंवा कर्मचारी फाईलमधील माजी नियोक्तांसह चर्चेच्या नोट्स.
पर्यवेक्षक, व्यवस्थापक आणि इतर कर्मचारी जे कर्मचार्‍यांच्या नोंदींमध्ये कागदपत्रे ठेवतात त्यांना प्रशिक्षण आवश्यक आहे.
ज्या कर्मचा .्यांकडे फाईलमध्ये कागदपत्रे ठेवता येतात आणि त्या ठेवू शकतात अशा कोणत्याही व्यक्तीला योग्य ती कागदपत्र लिहिण्यासाठी प्रशिक्षणाची आवश्यकता असते.
कर्मचार्यांची ताकीद दिली की कर्मचारी पूर्ण डेडबीट होता आपल्या कर्मचार्‍यांना कोणतीही बक्षिसे जिंकणार नाहीत. परंतु, अप्रशिक्षित पर्यवेक्षकास अशीच विधाने लिहिण्यासाठी आणि त्यांना कर्मचार्‍यांच्या फायलींमध्ये ठेवण्यासाठी ओळखले जाते.
अजून चांगले, आपल्या एचआर कर्मचारी व्यक्तीकडे असलेल्या फायलींमध्ये प्रवेश मर्यादित करा जो रेकॉर्डसाठी जबाबदार आहे आणि कर्मचार्‍यांच्या फाईलमध्ये काय ठेवावे आणि काय ठेवले जाऊ नये हे माहित आहे.
आपण कर्मचार्‍यांच्या नोंदीत ठेवत असलेली माहिती संतुलित करा.
कर्मचार्‍याच्या रोजगाराच्या इतिहासाच्या सकारात्मक आणि नकारात्मक दोन्ही गोष्टी समाविष्ट करा. बर्‍याचदा, कर्मचार्‍यांच्या नोंदी प्रत्येक नकारात्मक घटकावर जोर देतात आणि प्रत्येक कर्मचार्‍यांनी अनुभवलेल्या सकारात्मक घटकांना गमावतात. विचार करा उठवते, बढती मिळवतात, उत्कृष्ट पुरस्कार आहेत आणि कौतुकांच्या प्रती आणि धन्यवाद नोट्स.
पर्यवेक्षकाच्या अहवाल देणार्‍या कर्मचार्‍यांविषयीच्या वैयक्तिक नोट्स आणि कंपनीच्या कंपनीच्या कर्मचार्‍यांच्या नोंदी यांच्यातील फरक ओळखून घ्या.
पर्यवेक्षकाच्या नोट्स ज्या कामगिरी सुधारण्यासाठी वापरल्या जातात, प्रकल्पांचा मागोवा घेण्यासाठी आणि लक्ष्य पूर्ण करण्यासाठी वापरली जातात आणि कामगिरीच्या विकासाची योजना निश्चितपणे निर्धारित करतात, उदाहरणार्थ, पर्यवेक्षकाच्या खासगी फाइलमध्ये आहेत, कंपनीच्या अधिकृत कर्मचार्‍यांच्या नोंदीमध्ये नाहीत.
पर्यवेक्षकांना त्यांच्या व्यवस्थापन फाइलमध्ये नोट्स कसे घ्यावे आणि कागदपत्रे कशी ठेवता येतील याविषयी प्रशिक्षण देण्याची गरज देखील ओळखून घ्या. तथ्यांकरिता समान निकष, मत नाही आणि विशिष्ट उदाहरणे, ऐकलेले नाहीत, खाजगी नोटांवर लागू होतात.
खटल्याच्या घटनेच्या वेळी पर्यवेक्षकाच्या खासगी नोट्स सादर केल्या जाऊ शकतात, म्हणूनच खासगी नोट्ससाठीसुद्धा खबरदारी घ्यावी. पर्यवेक्षकांनी त्यांच्या व्यवस्थापकीय फाइलमध्ये अधिकृत कर्मचारी कर्मचार्‍यांच्या फाईलमध्ये असलेल्या रेकॉर्डच्या प्रती ठेवण्याच्या सराव करण्याची शिफारस केलेली नाही.
भाड्याने घेतलेली कागदपत्रे आणि मुलाखत नोट्स थोडीशी भांडणे सादर करतात.
आपण भरलेल्या प्रत्येक स्थानासाठी स्वतंत्र फाईल ठेवणे ही सर्वात चांगली पद्धत आहे ज्यात त्या पदासाठी जॉब पोस्टिंगपासून संदर्भ चेकपर्यंत भरण्याशी संबंधित सर्व कागदपत्रांचा समावेश आहे. या फाईलमधील अर्जदारांचे रेझ्युमे, कव्हर लेटर्स आणि अनुप्रयोग संबंधित आहेत ज्यात आपण नियुक्त केलेल्या कर्मचा-यांचा अर्ज कर्मचार्‍यांच्या फाईलमध्ये हलवावा.
या फायलीकडे अधिकृत चेकलिस्ट आणि फॉर्म आहेत जे संभाव्य कर्मचार्‍यांच्या पात्रतेच्या निःपक्षपाती प्रतिनिधित्वासाठी प्रयत्नांची पराकाष्ठा करतात आणि सर्वात पात्र उमेदवार नियुक्त करण्याच्या आपल्या निर्णयाचे समर्थन करतात. भाड्याने देण्याच्या प्रक्रियेदरम्यान घेण्यात आलेल्या नियुक्त्या व्यवस्थापकाची मते आणि नोट्स या फाईलमध्ये नाहीत.
रोजगाराच्या निर्णयावर संपूर्ण कागदपत्रे राखण्यासाठी मानव संसाधन या नोट्स गोळा करू शकतात, परंतु त्या कर्मचार्‍यांच्या नोंदीमध्ये नसतात.
रोजगाराच्या निर्णयाबद्दल वास्तविक कागदपत्रे.
या दस्तऐवजीकरणात पदोन्नती, बाजूकडील संधीकडे हस्तांतरण आणि पगार वाढणे यासारख्या निर्णयांचा समावेश आहे आणि ते कर्मचार्‍यांच्या नोंदीत आहेत. पर्यवेक्षकाचे किंवा कर्मचार्‍यांविषयी मनुष्यबळ विकास संस्थेचे मत नाही. लेखी चेतावणी सारख्या अधिकृत शिस्तीच्या कारवाईचे दस्तऐवज देखील कर्मचार्‍यांच्या कर्मचार्‍यांच्या फाईलमध्ये असतात.
दस्तऐवजीकरणाची विशिष्ट उदाहरणे जी कार्मिक रेकॉर्डमध्ये असू नयेत
पुढील माहिती कर्मचार्‍यांच्या नोंदीत ठेवू नये.दस्तऐवजीकरणासाठी स्वतंत्र फाईलची आवश्यकता असू शकते, पर्यवेक्षी किंवा व्यवस्थापन नोट्सच्या रूपात वर्गीकृत केली जाऊ शकते किंवा नियोक्ता ठेवू नये.
- कोणतीही वैद्यकीय माहिती वैद्यकीय फाइलमध्ये असते.
- पेरोल माहिती पेरोल फाइलमध्ये आहे.
- वय, वंश, लिंग, राष्ट्रीय मूळ, अपंगत्व, वैवाहिक स्थिती, धार्मिक श्रद्धा इत्यादी अशा कर्मचार्‍यांच्या संरक्षित वर्गीकरणाविषयी कर्मचार्यांची सामाजिक सुरक्षा क्रमांक किंवा माहिती समाविष्ट असलेल्या कागदपत्रांना कधीही कर्मचार्‍यांच्या फाईल्समध्ये ठेवू नये.
- एखाद्या कर्मचार्‍याचे कार्य व्यवस्थापित करण्याच्या उद्देशाने पर्यवेक्षी कागदपत्रे, लक्ष्य निश्चित करणे, अभिप्राय प्रदान करणे इत्यादी खासगी, पर्यवेक्षक किंवा व्यवस्थापकाच्या मालकीच्या फोल्डरमध्ये दाखल केले जावे.
- कर्मचार्‍यांच्या तक्रारींपेक्षा वेगळी नसलेल्या तपासणी फायलीमध्ये कर्मचार्‍यांच्या तक्रारी, साक्षीदार मुलाखती, कर्मचार्यांची मुलाखत, निष्कर्ष, वकिलांच्या शिफारशी आणि ठराव तसेच अधिक पाठपुरावा यांचा समावेश आहे.
- कर्मचारी कर्मचार्‍यांच्या नोंदींपासून दूर असलेल्या आय -9 फॉर्ममध्ये किंवा आयटममध्ये कर्मचारी आय -9 फॉर्म दाखल करा.
- गुन्हेगारीचा इतिहास, क्रेडिट अहवाल आणि यासह पार्श्वभूमी धनादेश ठेवा आणि निरीक्षक, व्यवस्थापक आणि कर्मचारी प्रवेश करू शकत नसलेल्या स्वतंत्र फाईलमध्ये मादक चाचणीचे निकाल द्या. एसएचआरएम या स्वतंत्र फाईलची शिफारस करतो किंवा ही सूचना कर्मचार्‍यांच्या वैद्यकीय फाईलमध्ये देखील दाखल केली जाऊ शकते अशी शिफारस करतो.
- कर्मचार्‍यांच्या समान संधी रेकॉर्ड जसे की स्वत: ची ओळख फॉर्म आणि सरकारी अहवाल कर्मचार्‍यांच्या फाईलमध्ये ठेवू नये किंवा कोठेही पर्यवेक्षकास प्रवेश नसेल.
आपण या मार्गदर्शकतत्त्वांचे अनुसरण केल्यास आपली संस्था योग्य ठिकाणी वास्तविक, समर्थनीय रोजगाराचा इतिहास आणि कर्मचार्‍यांच्या नोंदी प्रभावीपणे संग्रहित करीत आहे.
अस्वीकरण: कृपया लक्षात घ्या की प्रदान केलेली माहिती, अधिकृत असताना अचूकता आणि कायदेशीरपणाची हमी देत नाही. ही साइट जगभरातील प्रेक्षकांद्वारे वाचली जाते आणि रोजगाराचे कायदे आणि नियम राज्य दर राज्य आणि देशानुसार वेगवेगळे असतात. कृपया आपल्या स्थानासाठी आपले कायदेशीर व्याख्या आणि निर्णय योग्य आहेत हे निश्चित करण्यासाठी कृपया कायदेशीर सहाय्य, किंवा राज्य, फेडरल किंवा आंतरराष्ट्रीय सरकारी संसाधनांकडून मदत घ्या. ही माहिती मार्गदर्शन, कल्पना आणि मदतीसाठी आहे.
