आपली पेपरवर्क कशी आयोजित करावी
सामग्री
- प्रारंभ करणे
- आपली कागदपत्रे गोळा करा
- वर्गीकरण
- महत्त्वपूर्ण कागदपत्रे विभक्त करा
- आपले पाकीट डुप्लिकेट करा
- एक साधी फाइलिंग सिस्टम तयार करा
- चालू देखभाल
बहुतेक लोक एखाद्या महत्त्वपूर्ण दस्तऐवजाची आवश्यकता होईपर्यंत विचार करत नाहीत. जर आपले कागदपत्र सर्वत्र पसरले असतील आणि आपल्याकडे आपल्या ऑफिसमध्ये मध्यवर्ती संस्था नसेल तर आपण गोष्टी शोधण्यात बराच वेळ आणि शक्ती वाया घालवू शकता. आपण कदाचित काहीतरी गमावू शकता.
प्रारंभ करणे
काही सोप्या चरणांसह आपण आपले महत्त्वपूर्ण कागदपत्रे व्यवस्थापित करू शकता: आपल्याला एक लहान दोन-ड्रॉवर फाइलिंग कॅबिनेट किंवा पोर्टेबल हँगिंग फाइल बॉक्स आवश्यक असेल, सहा वेगवेगळ्या रंगांमध्ये फाईल हँगिंग, मनिला थर्ड-कट, टॉप-टॅब फोल्डर्स आणि एक पर्यायी अग्निरोधक सुरक्षित. किंवा आपण एक मोठे बाइंडर आणि टॅब घाला खरेदी करू शकता. आता आपण प्रारंभ करण्यास तयार आहात.
आपली कागदपत्रे गोळा करा
आपण आपली सर्व महत्त्वपूर्ण कागदजत्रे संयोजित करण्यापूर्वी आपण ते शोधणे आवश्यक आहे. हे कधी कधी केले पेक्षा सोपे आहे. आपल्या ऑफिसवरील ड्रॉर आणि आपल्या डेस्क किंवा टेबलावर स्टॅक केलेले पेपर तपासा. आपल्या स्वयंपाकघरातील काउंटरटॉप्स तसेच किचन ड्रॉर्स आणि बास्केट गोंधळलेल्या कागदाचे ढीग तपासा. आपल्या बेडरूममध्ये ड्रेसर आणि नाईटस्टँड पहा. शेवटचे परंतु कमीतकमी नाही, आपण चुकीने आजूबाजूस घेत असलेल्या महत्वाच्या कागदपत्रांसाठी आपली पर्स किंवा ब्रीफकेस तपासा.
वर्गीकरण
सर्वात महत्वाची कागदपत्रे खालीलपैकी सहा प्रकारांपैकी एक आहेत. आपल्या सर्व एकत्रित केलेल्या कागदपत्रांची खालीलप्रमाणे क्रमवारी लावा:
- घर आणि मालमत्ता रेकॉर्डः तारण, मालमत्ता कामे, घर सुधार प्रकल्प आणि पावती, उपकरणे पुस्तिका आणि हमी, मालमत्ता कर माहिती, गृह विमा पॉलिसी आणि पुस्तिका
- वाहन रेकॉर्ड: शीर्षके, देखभाल रेकॉर्ड, विमा पॉलिसी आणि माहिती, कर्जाची माहिती आणि देयक रेकॉर्ड
- आरोग्याच्या नोंदी: विमा पॉलिसी, आरोग्य विमा लाभ पुस्तिका, वैद्यकीय लाभाचे स्पष्टीकरण, डॉक्टर बिले, प्रिस्क्रिप्शन याद्या, लवचिक खर्चाची माहिती, वैद्यकीय पावती, वैद्यकीय निर्देश, जीवन विमा पॉलिसी
- आर्थिक नोंदी: बँक स्टेटमेन्ट्स, टॅक्स रिटर्न, कर कपात नोंदी, गुंतवणूकीची नोंदी, कर्जाच्या नोंदी, क्रेडिट कार्ड स्टेटमेन्ट
- इलेक्ट्रॉनिक्स रेकॉर्ड: मोबाइल फोन करार आणि उपकरणे पुस्तिका; संगणक, लॅपटॉप आणि टॅब्लेटसाठी विक्री पावती आणि हमी; केबल आणि इंटरनेट योजना आणि बिले; वायरलेस राउटर विक्रीची पावती आणि मॅन्युअल
- वैयक्तिक रेकॉर्ड: जन्म प्रमाणपत्र, विवाहाचे प्रमाणपत्र, घटस्फोटाचे प्रमाणपत्र, कोठडीची कागदपत्रे, सामाजिक सुरक्षा माहिती, लसीकरण रेकॉर्ड, पासपोर्ट, लष्करी सेवेच्या नोंदी, बाप्तिस्म्यासंबंधी आणि पुष्टीकरणाच्या नोंदी, विल्स, अंत्यसंस्कार योजना आणि दफनभूमीची माहिती. आपल्याकडे कुटुंबातील प्रत्येक सदस्यासाठी हे असणे आवश्यक आहे. आपल्याकडे पाळीव प्राणी असल्यास आपण त्यांची महत्त्वपूर्ण दस्तऐवज जसे की पशुवैद्यकीय आणि लसीची माहिती या वर्गात समाविष्ट करू शकता.
महत्त्वपूर्ण कागदपत्रे विभक्त करा
आपले बरीच महत्त्वाची कागदपत्रे नियमित फाइलिंग कॅबिनेट किंवा पोर्टेबल हँगिंग फाइल बॉक्समध्ये ठेवली जाऊ शकतात. काहींना मात्र अग्निरोधक सेफमध्ये किंवा सेफ्टी डिपॉझिट बॉक्ससारख्या ऑफसाईट स्टोअरेज पर्यायात ठेवले पाहिजे.
महत्वाची कागदपत्रे अशी आहेत जी पुनर्स्थित करणे खूप अवघड किंवा वेळखाऊ असेल. त्यात संवेदनशील वैयक्तिक माहिती असू शकते जी चोरीस गेल्यास ओळख चोरांशी तडजोड केली जाऊ शकते. दरम्यान, जर आपले घर आगीत किंवा पुरामुळे नष्ट झाले असेल तर ही महत्वाची कागदपत्रे अबाधित राहिली पाहिजेत.
बहुतेक लोकांसाठी, खालील कागदपत्रे महत्त्वपूर्ण मानली जातीलः सामाजिक सुरक्षा माहिती, जन्म प्रमाणपत्रे, विमा पॉलिसी आणि एजंटची संपर्क माहिती, इच्छाशक्ती, मालमत्ता कामे, कारचे शीर्षक, पासपोर्ट आणि एखादा करार किंवा करार ज्यासाठी मूळ स्वाक्षरी आवश्यक आहे.
आपण आपल्या फायरप्रूफ सेफमध्ये किंवा ऑफसाईट स्टोरेज पर्यायामध्ये ठेवलेल्या सर्व महत्वाच्या कागदपत्रांची एक मुख्य यादी तयार करा.
आपले पाकीट डुप्लिकेट करा
आपल्यापैकी बर्‍याचजण आमच्या वॉलेटमध्ये दररोज गंभीर माहिती घेऊन असतात आणि जर ते हरवले किंवा चोरी झाले तर गंभीरपणे गैरसोयीचे होईल.
आपल्या ड्रायव्हरचा परवाना, ऑर्गन डोनर कार्ड, आरोग्य विमा कार्ड, जिमसाठी सदस्यता कार्ड, ग्रंथालय, किराणा दुकानातील निष्ठा कार्यक्रम, वेअरहाउस क्लब इत्यादी, आणि सर्वात महत्वाचे म्हणजे सर्व क्रेडिट व डेबिट कार्डे (कॉपी फ्रंट) च्या प्रती बनवा. आणि परत). या प्रती आपल्या इतर महत्वाच्या कागदपत्रांसह ठेवा.
एक साधी फाइलिंग सिस्टम तयार करा
फाइलिंग सिस्टम जितके सोपे आहे तितकेच आपण सुसंगत आधारावर वापरण्याची शक्यता जास्त आहे. प्रत्येक महत्त्वपूर्ण दस्तऐवजाची श्रेणी घ्या आणि त्यास हँगिंग फाइलचा रंग द्या:
- घर आणि मालमत्ता नोंदी
- वाहन रेकॉर्ड
- आरोग्य नोंदी
- आर्थिक नोंदी
- इलेक्ट्रॉनिक्स रेकॉर्ड
- वैयक्तिक रेकॉर्ड
आपल्याकडे प्रत्येक श्रेणीमध्ये असलेल्या कागदपत्रांच्या संख्येसाठी आपल्या फाईलिंग सिस्टममध्ये फाशीची योग्य संख्या जोडा.
मनिला फोल्डर्स वापरा आणि प्रत्येक श्रेणीतील प्रत्येक स्वतंत्र दस्तऐवजासाठी एक फोल्डर तयार करा. फोल्डर्स योग्य रंगीत हँगिंग फाइल विभागात ठेवा.
आपण मोठी थ्री-रिंग बाइंडर आणि टॅब समाविष्ट केली असल्यास, समान रेकॉर्ड नावे टॅबवर लेबल लावा, सर्व कागदपत्रांवर छिद्र करा आणि त्यांना व्यवस्थित करा. जर कागदपत्रांना छिद्र करता येत नसेल तर त्यास फोल्डरमध्ये ठेवा आणि त्याऐवजी त्या फोल्डरला छिद्र करा.
जर कागदी कामे आपली गोष्ट नसतील तर हा एक मोकळा क्षण असू शकेल. आपण हे सर्व कागदजत्र स्कॅन करू शकता, त्यास हार्ड ड्राईव्हवर जतन करू शकता आणि नंतर मूळ कागद तोडू शकता.
परंतु स्वत: च्या निर्णयावर अवलंबून वापरा कारण काही कागदपत्रे चांगली जतन केली गेली आहेत. सर्व महत्वाच्या कागदपत्रांची मूळ ठेवा. इतरांवर आपला सर्वोत्तम निर्णय वापरा. आपण पेपरलेस झाल्यावर बर्‍याच वित्तीय संस्था आनंदी असतात.
चालू देखभाल
एकदा आपले महत्त्वपूर्ण कागदपत्रे व्यवस्थित झाल्यावर त्यांना त्या मार्गाने ठेवा. प्रत्येक महिन्यात जेव्हा आपण आपली बिले भरता तेव्हा आपल्या फाइलिंग सिस्टमच्या योग्य विभागात कोणतीही नवीन कागदपत्रे दाखल करा. त्याच वेळी, आपण महिन्यात सिस्टमवरून काढलेली कोणतीही कागदपत्रे पहा जी अद्याप फाईलिंग सिस्टमच्या बाहेर नसतील. त्या पुन्हा दाखल करा. वर्षातून कमीतकमी दोनदा, फाइलिंग सिस्टममधील कागदपत्रांचे पुनरावलोकन करा की ते शुद्ध केले जाऊ शकतात का. अनुसरण करण्याचे चांगले वेळापत्रक कॅलेंडर वर्षाच्या पहिल्या आणि प्रत्येक शाळा वर्षाच्या शेवटी आहे.
थोड्या प्रयत्नांसह, आपण महत्त्वपूर्ण कागदपत्रे आयोजित करून दीर्घकालीन लाभ घेऊ शकता आणि वेळ वाचवू शकता.
