प्रभावी ईमेल कसे लिहावे
सामग्री
- प्रथम, संदेश आणि प्राप्तकर्त्याचा विचार करा
- एक वर्णनात्मक ईमेल विषय ओळ लिहा
- प्राप्तकर्त्यास योग्यप्रकारे अभिवादन करा
- अचूक व्याकरण आणि विरामचिन्हे वापरा
- शब्दलेखन आणि कॅपिटलिझेशन तपासा
- ईमेलमध्ये साधे स्वरूपन वापरा
- संक्षिप्त व्हा
- ईमेलवर योग्य स्वाक्षरी करा
- पाठवा दाबण्यापूर्वी पुनर्प्रचार / पुनर्विचार
आपल्यापैकी बर्‍याचजण शाळेत ईमेल लिहायला शिकले नाहीत, तरीही ईमेल कसा लिहायचा हे माहित असणे हे कामाच्या ठिकाणी एक अनमोल कौशल्य आहे. हे विशेष म्हणजे दूरसंचार नोकरीत काम करणार्‍यांसाठी (किंवा शोधत आहे). चांगल्या फोनच्या शिष्टाचाराच्या पुढे, जेव्हा एखादी घरबसल्या नोकरी मिळविणे - आणि ठेवणे - येते तेव्हा ईमेल इतके महत्वाचे कौशल्य नसते.
एक लिखित ईमेल प्राप्तकर्त्यास त्याचा संदेश समजून घेणे आणि त्यावर कार्य करणे सुलभ करते. नोकरीच्या शोधात ईमेल प्रथम-समोरासमोर चेहरा-चेहरा आधीपासून किंवा त्याऐवजी पुनर्स्थित देखील करू शकतो, म्हणून योग्य विरामचिन्हे आणि सुसंगत संदेश ही एक महत्त्वाची गोष्ट आहे. आणि नोकरीवर, अस्पष्ट ईमेलमुळे गोंधळ होतो आणि विलंब होतो. सहकार्‍यांना, ग्राहकांना, संभाव्य ग्राहकांना, भाड्याने घेणार्‍या व्यवस्थापकांना आणि अगदी मित्रांना आणि कुटुंबीयांना प्रभावी ईमेल लिहिण्यासाठी या टिपांचे अनुसरण करा.
प्रथम, संदेश आणि प्राप्तकर्त्याचा विचार करा
एखादी ईमेल कीबोर्डवरील बोटांनी नव्हे तर आपल्या मनात ईमेल सुरु झाली पाहिजे. ईमेल प्रभावीपणे लिहिण्यासाठी प्रथम विचार करा का तू लिहित आहेस का तुम्हाला कसला प्रतिसाद हवा आहे? तुम्हाला कोणता संदेश द्यायचा आहे? आपण माहितीसाठी विनंती करीत असल्यास, नोकरीसाठी अर्ज करीत असल्यास किंवा उघडण्याच्या शोधात असल्यास, प्राप्तकर्त्याद्वारे कारवाईसाठी आपली विनंती स्पष्ट आहे याची खात्री करा.
पुढे, प्राप्तकर्त्याच्या दृष्टिकोनाचा विचार करा. कारवाई करण्यासाठी किंवा आपला संदेश समजून घेण्यासाठी त्यांना कोणती माहिती आवश्यक आहे? पार्श्वभूमी माहिती आवश्यक (परंतु जास्त नाही) द्या. तसेच, या विशिष्ट प्राप्तकर्त्यासाठी योग्य शिष्टाचार लक्षात ठेवा. ओएमजी किंवा एलओएल सारख्या इमोटिकॉन आणि संक्षेप, नोकरीसाठी अनुप्रयोग आणि बर्‍याच व्यवसाय ईमेलसाठी योग्य नाहीत.
एक वर्णनात्मक ईमेल विषय ओळ लिहा
जेव्हा आपण एखादा ईमेल लिहित असाल तेव्हा विषय विषयात "हाय" किंवा "वर्क-अॅट-होम जॉब" सारखे काहीतरी अस्पष्ट लिहू नका किंवा रिक्त ठेवू नका. या प्रकारच्या विषयावरील ईमेल प्राप्तकर्त्याच्या स्पॅम बॉक्समध्ये समाप्त होण्याची किंवा फक्त दुर्लक्ष करण्याची चांगली संधी आहे. जर आपण नोकरीसाठी अर्ज करत असाल तर पद रेषेत नाव द्या. जर ईमेल एखाद्या सहका .्यास असेल तर आपल्या विषयाची ओळ एक छोटा वाक्प्रचार करा जी संदेशाच्या उद्देशाने भागेल.
वर्णनात्मक विषय ओळ लिहिण्याचा आणखी एक फायदा म्हणजे आपल्याला नंतर शोधण्याची आवश्यकता असल्यास आपल्या इनबॉक्समध्ये शोधणे आपल्यास सोपे होईल. "प्रश्न" सारख्या ईमेल लाइनसह काहीतरी उपयुक्त ठरणार नाही.
प्राप्तकर्त्यास योग्यप्रकारे अभिवादन करा
आपल्याला आपल्या प्राप्तकर्त्याचे नाव माहित असल्यास परंतु त्यांना वैयक्तिकरित्या माहित नसल्यास शीर्षक वापरून नमस्कार करा, उदा. प्रिय सुश्री ब्रुनेली. (“श्रीमती” किंवा “मिस” योग्य आहे की नाही याबद्दल अनिश्चित असल्यास स्त्रियांसाठी “सुश्री” वापरा.) जर आपण लिंगाविषयी अनिश्चित असाल तर फक्त नाव आणि आडनाव वापरा, म्हणजे प्रिय ख्रिस स्मिथ. जर आपल्याला त्या व्यक्तीचे नाव माहित नसेल तर आपले ईमेल शुभेच्छाविना प्रारंभ करा किंवा साधा अभिवादन वापरा, उदा. नमस्कार, ग्रीटिंग्ज, प्रिय व्यवस्थापक इ.
जर ईमेल एखाद्या सहका or्याला किंवा आपल्या ओळखीच्या एखाद्यास असल्यास, आपण स्वत: किंवा फोनवर वापरत असलेले नाव वापरा.
अचूक व्याकरण आणि विरामचिन्हे वापरा
ईमेलमध्ये योग्य व्याकरण वापरणे फार महत्वाचे आहे. जाणीवपूर्वक किंवा अवचेतनपणे, वाचक व्याकरणात्मक त्रुटींसाठी प्रेषकांना दंड करतात.
- रन-ऑन वाक्य - जेव्हा आपण एखादे ईमेल लिहिता तेव्हा पूर्णविराम सोडू नका. हा छोटा विराम वाचकांना शब्दांच्या अर्थामध्ये घेण्यास वेळ देतो. छोट्या वाक्यांमुळे यातील आणखी काही विराम द्यावेत. तांत्रिकदृष्ट्या चालू नसलेली वाक्य नसतानाही दीर्घ वाक्ये खंडित करा.
- स्वल्पविराम - बरेच किंवा बरेच स्वल्पविराम गोंधळात टाकणारे असू शकतात. स्वल्पविराम योग्यरित्या वापरण्यास शिका.
- विषय-क्रियापद करार - या प्रकारच्या त्रुटीसह वाक्य चांगले संवाद कौशल्य असणा candidates्या उमेदवारांना शोधणार्‍या मालकांसाठी लाल झेंडे आहेत. विषय-क्रियापद कराराच्या नियमांचे पुनरावलोकन करा.
शब्दलेखन आणि कॅपिटलिझेशन तपासा
शब्दलेखन तपासक वापरा, परंतु त्यावर विसंबून राहू नका. एक शब्दलेखन तपासक "ते" "" "किंवा" तेथे "" त्यांच्या "साठी पकडणार नाही आणि या प्रकारची त्रुटी निष्काळजीपणा दर्शवते. "तू" साठी "यू" किंवा "जरी" साठी "मजकूर" सारखे मजकूर पाठवू नका.
योग्य कॅपिटलायझेशन वापरा. बहुतेक लोकांना वाक्याच्या सुरुवातीस आणि योग्य संज्ञाचे भांडवल करणे माहित असते परंतु बर्‍याच ईमेलमध्ये असे करण्यात अयशस्वी ठरतात. शिफ्ट की दाबण्यासाठी सेकंदाचा अतिरिक्त अपूर्णांक घेण्यात आपणास हरकत नाही हे दर्शवा. दुसरीकडे, बर्‍याच मोठ्या अक्षरे वाचकाचे लक्ष विचलित करू शकतात. सर्व कॅप्समध्ये वाक्ये लिहिणे टाळा (जे बरेच लोक स्वत: च्या किंचाळण्याच्या समकक्ष म्हणून व्याख्या करतात) तसेच भांडवल म्हणून, फक्त जोर देण्यासाठी, वाक्याच्या सुरुवातीस किंवा योग्य संज्ञा नसलेल्या शब्दांचे पहिले अक्षर.
ईमेलमध्ये साधे स्वरूपन वापरा
लक्षात ठेवा की ईमेल प्रोग्राम सर्व भिन्न प्रकारे प्रदर्शित करतात. आपल्या स्क्रीनवर जे योग्य प्रकारे संरेखित केले आहे ते कोणा दुसर्‍या व्यक्तीवर एकत्र येऊ शकते. या कारणास्तव, ईमेलमध्ये रेझ्युमे किंवा कव्हर लेटरसारखे अत्यधिक स्वरूपित वर्ड-प्रोसेसिंग दस्तऐवज पेस्ट करणे टाळा. साध्या मजकूर स्वरूपात लिहिलेली कागदपत्रे वापरा.
परिच्छेद लहान करा. पूर्णविरामांप्रमाणे, परिच्छेद ब्रेक वाचकाच्या डोळ्यास विश्रांती देतात. एखाद्यास सेल फोनवर ईमेल वाचत असलेल्यास लहान परिच्छेदांचा फायदा होईल. परंतु तरीही परिच्छेदांबद्दल मूलभूत नियमांचे पालन करण्याची खबरदारी घ्या.
संक्षिप्त व्हा
बिंदू दफन करणार्‍या ईमेलची सूची तयार केली जाते आणि शेवटी विसरली जातात. किंवा सर्वात वाईट म्हणजे त्यांचा गैरसमज होऊ शकतो. संक्षिप्त भाषा वापरुन आपला हेतू स्पष्ट करा.
- शब्दशक्ती दूर करा - सक्रिय क्रियापदांसह लिहा. "जॅकने मला फॉर्म पाठविले" एक क्रियापद क्रियापद वापरते. "फॉर्म जॅकद्वारे मला पाठविलेले होते" निष्क्रीय आहे. निष्क्रीय फॉर्ममध्ये आणखी काही शब्द वापरलेले आहेत, परंतु ते त्यात भर घालत आहे. त्याहीपेक्षा, वाचकांना त्यांच्या डोक्यात कल्पना पुनर्रचना करणे आवश्यक आहे.
- पॉईंटवर रहा - बाह्य माहिती किंवा कल्पना जोडण्याच्या मोहांचा प्रतिकार करा. हे दुसर्‍या ईमेलसाठी सेव्ह करा.
- बुलेट पॉइंट्स वापरा - हे आपल्या वाचकास काय महत्वाचे आहे ते घेण्यास व्हिज्युअल क्लू वापरण्याची परवानगी देते. परंतु बुलेट कशा प्रदर्शित होतील याबद्दल शंका असल्यास बुलेट तयार करण्यासाठी तारांकित किंवा हायफन वापरा.
ईमेलवर योग्य स्वाक्षरी करा
जर आपले ईमेल प्रमाणिक स्वाक्षर्‍यावर डीफॉल्ट असेल तर आपण पाठवत असलेल्या विशिष्ट ईमेलसाठी ते योग्य आहे याची खात्री करा.राजकीय निवेदनांसह स्वाक्षर्‍या किंवा आपल्या मुलांची नावे व वय वैयक्तिक ईमेलसाठी ठीक आहेत, परंतु कामासाठी कमी वैयक्तिक स्वाक्षरी वापरा. आपल्या नोकरीवर आणि आपल्या नियोक्त्यावर अवलंबून, आपण अद्याप कोटसह आपली ईमेल स्वाक्षरी वैयक्तिकृत करू शकता. विवादास्पद काहीतरी निवडा. आपण एखाद्या नोकरीबद्दल विचारत असाल तर कोट किंवा अतिरिक्त वैयक्तिकरण न करता योग्य संपर्क माहिती देण्यासाठी आपल्या स्वाक्षरीचा वापर करा.
पाठवा दाबण्यापूर्वी पुनर्प्रचार / पुनर्विचार
आपण पाठवण्यापूर्वी स्पेलिंग आणि विरामचिन्हे त्रुटी पहा. जर आपल्याला जॉब अनुप्रयोगासाठी ईमेलमध्ये एखादी त्रुटी आढळली तर ती ठीक करा, नंतर आपण पाठवण्यापूर्वी पुन्हा वाचा. पण सामग्रीसाठी पुन्हा वाचा. जर आपला ईमेल लांब असेल तर तो अधिक संक्षिप्त बनविण्याच्या मार्गांवर विचार करा. आणि जर आपला ईमेल विवादास्पद असेल किंवा रागाने लिहिला असेल तर सेव्ह न पाठवा असे दाबा. काही तास किंवा एक दिवस नंतर त्याकडे परत या आणि आपण अद्याप पाठवू इच्छित आहात की नाही हे पहा.
ईमेल पाठवण्यापूर्वी हे करण्यासारखे बरेच वाटेल परंतु आपण प्रभावी ईमेल पाठवत असल्यास आणि आपला ईमेल अधिक कार्यक्षमतेने आयोजित करीत असल्यास आपल्याला अधिक वेळ कमी मिळायला मिळेल.
