कंपनीच्या बैठकीची योजना कशी करावी
सामग्री
- प्रकल्प पूर्व योजना
- संघ तयार करा
- अजेंडा योजना
- जागा शोधा
- पुल ऑफ ऑफ
- नमुना कंपनी बैठक प्रकल्प योजना
- 1. प्रकल्प पूर्व योजना
- 2. प्रकल्प कार्यसंघ तयार करा
- The. अजेंडा विकसित करा
- The. जागेची योजना करा
- Event. कार्यक्रम जाहीर करा
- 6. पाठपुरावा
- 7. पुनरावलोकन व दर
- पुढील नियोजन
अभिनंदन! आपली कंपनी कंपनीच्या सर्व स्तरांमधून निवडलेल्या कर्मचार्‍यांच्या गटासाठी बैठक घेणार आहे. सीईओने आपल्याला या कार्यक्रमासाठी प्रोजेक्ट मॅनेजरची जबाबदारी दिली आहे. या टिप्स आणि नमुना प्रकल्प योजना एखाद्या प्रकल्पाचे व्यवस्थापक कंपनीच्या बैठकीसाठी किंवा अशाच जटिल प्रकल्पासाठी प्रकल्प योजना तयार करण्याच्या मार्गाकडे जाऊ शकतात अशा प्रकारे दर्शविते.
प्रकल्प पूर्व योजना
आपली पहिली पायरी म्हणजे योजना आखणे. आपण भागधारकांसह कार्यक्रमाची चर्चा करुन प्रारंभ करा. हे गेल्या वर्षी केले गेले तर काय बरोबर झाले? काय चुकले? हा प्रकल्प कोणी व्यवस्थापित केला आणि या वर्षाचे नुकसान टाळण्यात ते आपली मदत करू शकतात? मुख्य कार्यकारी अधिकारी आपल्याला प्रकल्प सोपवित असल्याने त्याला कार्यक्रमातून काय पाहिजे आहे? कार्यक्रम कधी होईल? कुठे? बजेट म्हणजे काय?
आपल्याला शक्य तितकी माहिती एकत्र करा. हा सांगाडा असेल ज्यावर आपण प्रकल्प योजना तयार कराल.
संघ तयार करा
हा प्रकल्प यशस्वी करण्यासाठी आपल्याला इतर कोणत्या स्त्रोतांची आवश्यकता आहे? इतर विभागांमध्ये असे लोक आहेत ज्यांना हा कार्यक्रम यशस्वी करण्यात आपली मदत करू शकेल? तेथे मदत मिळविण्यासाठी आपल्याला काय करण्याची आवश्यकता आहे? आपण फक्त विचारू शकता किंवा आपल्याला त्यांच्या बॉसकडून औपचारिक मान्यता घेण्याची आवश्यकता आहे? त्यांच्याकडून आपल्याला किती वेळ हवा आहे? आपल्याला कोणती विशिष्ट कौशल्ये प्रदान करण्याची आवश्यकता आहे? आपल्याला पाहिजे असलेली व्यक्ती उपलब्ध नसल्यास कोणीही हे कौशल्य प्रदान करू शकेल?
ही कंपनी-व्यापी बैठक असल्याने एचआर कशी मदत करू शकेल? तुम्हाला सुविधा विभागातील मदतीची आवश्यकता आहे का? पणन विभागाचे काय? आपल्याला त्या क्षेत्रात मदतीची आवश्यकता आहे?
अजेंडा योजना
एकदा आपल्याला माहित असेल की मीटिंग किती काळ टिकेल, आपण टाइम ब्लॉक्स भरण्यास सुरवात केली. आपल्याला ओपनिंग स्पीकरची आवश्यकता आहे का? कोण असेल? आपण उपस्थितांना एकत्र ठेवत आहात की आपण प्रोग्रामच्या एका भागासाठी त्यांना लहान गटात विभाजित कराल? आपल्याला इतर किती स्पीकर्सची आवश्यकता असेल? आपण ब्रेक केल्यास लहान सत्रांची सुविधा कोण देईल?
कार्यक्रम एका दिवसाहून अधिक घेईल? आपण पहिला दिवस कसा बंद कराल? आपण दिवस दोन वर पुन्हा कसे उघडेल?
शेवटी आपण गुंडाळणार कसे? तुम्हाला शेवटचे भाषण हवे आहे का? जर आपण एखादे हॉटेल बुक केले तर आपण हॉटेलची तपासणी करीत असलेल्या लोकांची रसद आपण कशी हाताळाल?
जागा शोधा
किती लोक येत आहेत ते शोधा. नंतर आपल्यास किती मोठ्या जागेची आवश्यकता आहे ते ठरवा. कार्यक्रम कोठे आयोजित केला जाईल? कॉर्पोरेट ऑफिसमध्ये जागा आहे की तुम्हाला मोठ्या जागेची आवश्यकता आहे? मुख्य कार्यकारी अधिकारी बैठक बंद ठिकाणी आयोजित करू इच्छित आहेत जेणेकरून लोक लक्ष केंद्रित करु शकतील, किंवा कार्यालयात बैठक कमी करुन कमी करावे अशी त्यांची इच्छा आहे?
आपल्या क्षेत्रातील कोणत्या गुणधर्म आपल्याला आवश्यक असलेली जागा देऊ शकतात? विमानतळाजवळील हॉटेल शहराबाहेरून येणार्‍या लोकांसाठी कमीतकमी प्रवासाची वेळ कमी करण्यासाठी उपयुक्त आहे किंवा आपल्याला शहराबाहेर असे काही सापडेल जे शांत असेल?
वेगवेगळ्या ठिकाणी त्यांच्या सुविधांसाठी किती शुल्क आकारले जाते? त्यामध्ये काय समाविष्ट आहे आणि आपल्याला काय खरेदी करण्याची आवश्यकता आहे आणि काय आणले आहे? ते आपल्यासाठी काम करण्यासाठी एखाद्या व्यक्तीस नियुक्त करतील? साहित्य आणि बाहेरून आलेल्या लोकांविषयी त्यांचे धोरण काय आहे?
पुल ऑफ ऑफ
यापैकी बहुतेक प्रश्नांची उत्तरे एकत्र केल्यावर आपण प्रकल्प योजना एकत्रित करण्यास प्रारंभ करू शकता. लक्षात ठेवा की आम्ही येथे जे काही दाखवित आहोत ते म्हणजे प्रकल्पातील कामांची यादी, केवळ वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर (डब्ल्यूबीएस). यात कार्ये किंवा टाइमलाइनमधील कोणत्याही अवलंबनांचा समावेश नाही. त्या नंतर जोडल्या जातील.
नमुना कंपनी बैठक प्रकल्प योजना
प्रोजेक्ट मॅनेजमेंटच्या मूलभूत साधनांचा वापर करून एखाद्या प्रोजेक्टची आखणी कशी करावी यामध्ये आम्ही प्रकल्प नियोजन करण्याच्या विचारांच्या आणि योजना प्रक्रियेदरम्यान प्रकल्प व्यवस्थापन कौशल्यांचा वापर करण्याबद्दल चर्चा केली. प्रोजेक्ट प्लॅन वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर (डब्ल्यूबीएस) कंपनीच्या बैठकीची योजना आखण्यासाठी प्रकल्प कसा शोधू शकेल हे येथे आहेः
1. प्रकल्प पूर्व योजना
- बजेट निश्चित करा
- प्रकल्प उद्दीष्ट स्थापित करण्यासाठी सीईओशी चर्चा करा
- टिपांसाठी मागील प्रोजेक्ट मॅनेजर (पीएम) शी संपर्क साधा
- भागधारक यादी निश्चित करा
- इनपुटसाठी भागधारकांशी संपर्क साधा.
- कार्यक्रमासाठी पसंतीची तारीख निश्चित करा
- किती स्पीकर्स / प्रेझेंटर्स आवश्यक आहेत ते ठरवा
- किती सहाय्यक कर्मचार्‍यांची आवश्यकता आहे ते ठरवा
- किती कर्मचारी हजर असतील ते ठरवा
- कार्यक्रमासाठी शक्य असलेल्या ठिकाणांची यादी करा
2. प्रकल्प कार्यसंघ तयार करा
- विपणन कडून प्रतिनिधी मिळवा
- एचआरकडून प्रतिनिधी मिळवा
- खरेदी एखाद्यास मदतीसाठी नियुक्त करेल की नाही ते पहा
- सुझानला सर्व स्पीकर्सचे तपशील हाताळण्यास सांगा
- सुविधांकडून प्रतिनिधी मिळवा
- शेड्यूल प्रोजेक्ट टीम किक-ऑफ मीटिंग
The. अजेंडा विकसित करा
3 अ प्लॅन डे वन
- प्रारंभ वेळ सेट करा
- वेळ सेट करा, नोंदणीसाठी स्थान आणि कर्मचार्‍यांची व्यवस्था करा
- सकाळच्या सत्राची लांबी सेट करा
- भाषणांची लांबी निश्चित करा
- सकाळच्या सत्रासाठी आवश्यक असलेल्या स्पीकर्सची संख्या मोजा
- भरती स्पीकर्स
- सकाळ-ब्रेकची योजना (वेळ आणि लांबी)
- ब्रेक दरम्यान कॉन्फरन्स रूमच्या रीफ्रेशची व्यवस्था करा (पाणी, कचरा इ.)
- लंच ब्रेकची योजना (वेळ, लांबी, स्थान, मेनू, कोण देते)
- दुपार सत्रांची योजना (लांबी, स्पीकर्सची संख्या)
- दुपारी स्पीकर्स भरती करा
- प्लॅन डे वन बंद (वेळ, कोण, लांबी)
3 बी योजना दिवस दोन
- प्रारंभ वेळ सेट करा
- सकाळच्या सत्राची लांबी सेट करा
- सकाळच्या सत्रासाठी आवश्यक असलेल्या स्पीकर्सची संख्या मोजा
- भरती स्पीकर्स
- सकाळ-ब्रेकची योजना (वेळ आणि लांबी)
- ब्रेक दरम्यान कॉन्फरन्स रूमच्या रीफ्रेशची व्यवस्था करा (पाणी, कचरा इ.)
- लंच ब्रेकची योजना (वेळ, लांबी, स्थान, मेनू, कोण देते)
- दुपार सत्रांची योजना (लांबी, स्पीकर्सची संख्या)
- दुपारी स्पीकर्स भरती करा
- योजना बंद करण्याचे भाषण (वेळ, कोण, लांबी)
- हॉटेलसह चेक आउटची वेळ व्यवस्थित करा
The. जागेची योजना करा
- उपस्थितांची संख्या निश्चित करा
- आसन व्यवस्था (पंक्ती विरुद्ध सारण्या) नियोजन
- आवश्यक जागेची गणना करा
- त्या जागेच्या प्रमाणात उपलब्ध असलेली जागा (खर्च, स्थान, सेवा समाविष्ट) शोधा
- दररोज आणि एकूण लोकांची संख्या मोजा
- आवश्यक संख्या आणि सहाय्य कर्मचार्‍यांचे प्रकार निश्चित करा
- किती उपस्थिती / स्पीकर्स / कर्मचारी यांना खोल्या आवश्यक आहेत ते शोधा
- उपलब्ध स्थानांसह वाटाघाटी खर्च आणि तारखा
- निवडलेल्या जागेवर करार करा
Event. कार्यक्रम जाहीर करा
- इव्हेंट स्थानासह सर्व तपशील अंतिम करा
- उपस्थितांना सूचित केले आहे याची खात्री करा
- विषय आणि प्रेझेंटेशन वेळ / दिवसाच्या सर्व स्पीकर्सना सूचित करा
- कर्तव्ये आणि पाळीच्या सर्व सहाय्य कर्मचार्‍यांना सूचित करा
- उपस्थितांकडून आरएसव्हीपी मिळवा
- आवश्यकतेनुसार बदली उपस्थितांना सूचित करा
6. पाठपुरावा
- सर्व स्पीकर्सकडून मसुदे भाषण मिळवा
- अंतिम भाषणांचे पुनरावलोकन करा
- सर्व उपस्थित व्यक्ती, स्पीकर्स, स्टाफसाठी नावे टॅग मिळवा
- उपस्थितांसाठी कोणतीही सामग्री आणि भेटवस्तू खरेदी करा
- कार्यक्रमाच्या स्थानासह पुष्टीकरण करा
7. पुनरावलोकन व दर
- सर्व उपस्थितांना समाधान सर्वेक्षण पाठवा
- सर्व वक्तांना पुनरावलोकन सर्वेक्षण पाठवा
- सर्व स्पीकर्स आणि कर्मचार्‍यांचे आभार पाठवा
- प्रोजेक्ट टीमबरोबर जवळून बैठक घ्या
पुढील नियोजन
उपरोक्त प्रोजेक्ट प्लॅन वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर (डब्ल्यूबीएस) कंपनीच्या बैठकीच्या नियोजनासाठी नमुना दर्शविते. ती फक्त एक बाह्यरेखा आहे. प्रकल्प कार्यसंघाला अद्याप या वस्तूंवर कार्य करण्याची आणि त्यापैकी बर्‍याच गोष्टींचा विस्तार करण्याची आवश्यकता आहे. याव्यतिरिक्त, त्यांना प्रत्येक कार्यासाठी आवश्यक असलेल्या वेळेवर कार्य करणे आवश्यक आहे, कार्यांचे सापेक्ष महत्त्व आणि कार्यांमधील आंतर-संबंध / अवलंबन.
