कार्यालय सहाय्यक कौशल्य यादी आणि जबाबदा .्या
सामग्री
कार्यालय सहाय्यक पदे (वैयक्तिक सहाय्यकांप्रमाणेच) सर्व उद्योगांमध्ये आढळू शकतात आणि त्याऐवजी मोठ्या प्रमाणात कौशल्ये सामायिक करतात. कार्यालय सहाय्यकांना कधीकधी सचिव किंवा प्रशासकीय सहाय्यक म्हणून ओळखले जाते, परंतु ते काय करतात ते कार्यालयाच्या कामकाजात मदत करतात. कार्यालय कायदा फर्म, वैद्यकीय सराव, शैक्षणिक संस्था किंवा महामंडळाचे असले तरी गरजा समान आहेत; कोणास ऑफिस वापरणार्‍या लोकांच्या वतीने रेकॉर्ड नोंदवणे, वेळापत्रक पाळणे आणि नित्य संवादाची काळजी घेणे आवश्यक आहे. की कोणीतरी आपण असू शकते.
कार्यालय सहाय्यक नोकरी जबाबदा .्या
ऑफिस असिस्टंटची पदे सहसा एकमेकांसारखी असतात, तरीही नोकरी बदलण्यायोग्य असते - ते ऑफिस ते ऑफिसऐवजी दिवसेंदिवस बदलत असते. आज आपण रिसेप्शनिस्ट म्हणून काम करू शकता, उद्या कदाचित प्रिंटरची दुरुस्ती करावी लागेल आणि दुसर्‍या दिवशी आपल्याला एकविसाव्या शतकात संपूर्ण फाइलिंग कॅबिनेट आणावे लागेल. यशस्वी होण्यासाठी आपल्याला खूप विस्तृत कौशल्य सेट आवश्यक आहे.
ऑफिस असिस्टंट्स व्यवसाय जगातील महान असुरक्षित नायकांपैकी एक आहेत, कारण जेव्हा आपण आपले काम योग्य करता तेव्हा कोणीही दखल घेत नाही - ऑफिस स्वतःच चालत असल्याचे दिसून येत नाही. परंतु काही लोक वेगवान परंतु अद्याप लवचिक कार्याचा आनंद घेतात, प्रत्येक गोष्टीत अगदी मनापासून असण्याची भावना. आणि एक चांगला सचिव अजूनही जवळजवळ कोठेही, कोणत्याही प्रकारच्या संस्थेत काम शोधू शकतो.
कौशल्य याद्या कशा वापरायच्या
आपण आपल्या कार्य शोध प्रक्रियेमध्ये या कौशल्य याद्या वापरू शकता. प्रथम, या कौशल्यांची नावे कीवर्ड म्हणून कार्य करतात, म्हणून आपला सारांश लिहिताना शक्य तितक्या वापरा. आपल्याकडे जे हवे आहे ते शोधण्यासाठी पर्यवेक्षकांच्या कामावर अवलंबून राहू नका, त्यांना थेट सांगा.
दुसरे म्हणजे, आपण आपल्या कव्हर लेटरमध्ये ही कीवर्ड वापरू शकता. आपला संभाव्य नियोक्ता ज्याची सर्वात काळजी घेतो त्याकडे विशेषत: लक्ष द्या. आपल्याला आपले संशोधन करावे लागेल, कारण ऑफिस सहाय्यक नोकर्‍या बर्‍याच वेळा सारख्या असतात, परंतु पर्यवेक्षकांना नोकरीवर घेताना त्यांच्या प्राधान्यक्रमात फरक असतो. नोकरीच्या वर्णनात कदाचित आवश्यक कौशल्यांची यादी असेल. त्याकडे लक्ष द्या.
शेवटी, आपण आपल्या मुलाखतीच्या योजनेसाठी ही चर्चा वापरू शकता. आपण येथे सूचीबद्ध असलेल्या प्रत्येक श्रेणीमधील कौशल्य प्रात्यक्षिक केले आहे त्या वेळेस आपण कमीतकमी एक उदाहरण तयार असल्याचे सुनिश्चित करा.
नोकरी आणि कौशल्याच्या प्रकारांद्वारे सूचीबद्ध केलेल्या आमच्या कौशल्यांच्या सूचींचे पुनरावलोकन करण्यास देखील हे मदत करू शकेल.
शीर्ष कार्यालय सहाय्यक कौशल्ये
तोंडी संप्रेषण कौशल्ये: कार्यालय सहाय्यकासाठी संप्रेषण हे एक मऊ कौशल्य आहे. आपल्याला आपला पर्यवेक्षक, सहकारी कार्यालयीन कर्मचारी, आपण सहाय्य करणारे व्यावसायिक आणि शक्यतो ग्राहक किंवा त्याच संस्थेच्या इतर कार्यालयांमधील लोकांशी संवाद साधावा लागेल. आपण सर्व जण एक कार्यसंघ म्हणून काम करता आणि आपण त्याचे मुख्य संप्रेषण केंद्र आहात. आपल्याला दररोज आनंदी, उपयुक्त, चांगली माहिती, बोलणे आणि एक चांगला श्रोता असण्याची आवश्यकता आहे.
- उत्तर फोन
- ग्राहक संबंध
- संप्रेषण
- अग्रेषित फोन कॉल
- संदेश घेणे
- राउटिंग फोन कॉल
- स्विचबोर्ड
- दूरध्वनी
- तोंडी संवाद
लेखी दळणवळणाची कौशल्ये: बरेच कार्यालयीन सहाय्यक बरेच काही लिहित असतात. ते मेमो लिहू शकतात, फॉर्म भरू शकतात किंवा पत्रे किंवा ईमेल पाठवू शकतात. काहीजण कंपनीच्या वेबसाइटसाठी सामग्री तयार करतात किंवा इतरांसाठी मजकूर संपादित करतात. स्पष्ट, व्यावसायिक लेखी संवाद आवश्यक आहे.
- पत्रव्यवहार
- ईमेल
- मेल
- मेलिंग्ज
- टायपिंग
- वर्ड प्रोसेसिंग
- लेखी संवाद
मैत्री: ऑफिस सहाय्यक कदाचित क्लायंट कार्यालयात प्रवेश केल्यावर पाहणारा पहिला माणूस असेल. जर या क्षणी कार्यालयाचा प्राथमिक रहिवासी बाहेर पडला तर ऑफिस सहाय्यक कदाचित अशीच व्यक्ती असेल जी पाहुणाशी संवाद साधते. आपण प्रत्येक पाहुण्याला स्मितहास्य आणि प्रेमळ शब्दांनी अभिवादन करण्यास आणि तयार होईपर्यंत त्यांना आवश्यक असलेल्या सर्व गोष्टींसाठी मदत करण्यास तयार असणे आवश्यक आहे. तर, चांगले परस्पर कौशल्य ही एक गरज आहे.
- ग्राहक सेवा
- अभ्यागत मार्गदर्शन करीत आहे
- लवचिक
- मैत्रीपूर्ण
- पाहुण्यांना अभिवादन करा
- आंतरवैयक्तिक
- सकारात्मक दृष्टीकोन
- विश्वसनीयता
- स्वागत आहे अभ्यागत
तंत्रज्ञान कौशल्ये: जुन्या दिवसांत सचिवांनी बरेच टायपिंग केले. टाइम्स बदलले आहेत आणि तंत्रज्ञान देखील आहे, परंतु ऑफिस सहाय्यक अजूनही कीबोर्डसमोर बराच वेळ घालविण्याची अपेक्षा करू शकतात. टाइपरायटरऐवजी, आपल्याला विविध सॉफ्टवेअर aroundप्लिकेशन्सचा मार्ग जाणून घ्यावा लागेल. काही हलके तंत्रज्ञानाचे समर्थन कसे करावे आणि रिकॅसीट्रंट प्रिंटरचे निराकरण कसे करावे हे एकतर दुखावले जात नाही.
- संगणक
- एक्सेल
- इंटरनेट
- मायक्रोसॉफ्ट ऑफिस
- मायक्रोसाॅफ्ट वर्ड
- क्विकबुक
- तंत्रज्ञान
संस्था: कार्यालयीन सहाय्यकांनी त्यांच्या बर्‍याच कामांना प्रभावीपणे हाताळण्यासाठी अत्यंत संयोजित केले पाहिजे. आपल्याला दिनदर्शिका ठेवण्यापासून ते कार्यालय व्यवस्थित ठेवण्यापर्यंत इतर लोकांना देखील व्यवस्थित ठेवण्यात मदत करण्याची आवश्यकता आहे.
- प्रशासकीय समर्थन
- नेमणुका
- बिलिंग
- कॅलेंडर
- लिपिक
- माहिती भरणे
- मेल वितरित करीत आहे
- इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग
- खर्चाचे अहवाल
- दाखल
- फ्रंट डेस्क ऑपरेशन्स
- पैसे हाताळणे
- कार्यालय कर्तव्ये
- कार्यालय उपकरणे
- कार्यालयीन पुरवठा यादी
- कार्यालयीन सामान
- कार्यालय समर्थन
- संघटना
- कागदपत्रे
- शिपिंग
समस्या सोडविण्याची कौशल्ये: समस्येचे निराकरण करणे किंवा गंभीर विचार करण्याची कौशल्ये, कोणत्याही ऑफिस सहाय्यकासाठी महत्त्वाची असतात, कारण इतर लोक प्रश्न किंवा समस्यांसह आपण नेहमीच येत असाल.
- समन्वय कार्यालय क्रियाकलाप
- सभा
- कौशल्य सोडविण्याची कौशल्ये
- चौकशीस प्रतिसाद द्या
- वेळापत्रक
- कॉल आणि दिग्दर्शन कॉल
- स्प्रेडशीट
- कार्यसंघ
- वेळेचे व्यवस्थापन
- प्रवासाची व्यवस्था
